Neues für Agenturen zum Jahreswechsel

Auf 1. Januar 2001 werden die elektronischen Speichermedien (auch das E-Mail) rechtlich aufgewertet. Vorbei ist die Vorzugsstellung des Papiers und der Mikrofilme. Neues gibt es auch im BVG-Bereich (siehe Kasten).

Die jüngste OR-Revision hat bisher kaum Schlagzeilen gemacht. Dennoch sind Agenturen in einem besonderen Mass von den Änderungen per 1. Januar 2001 (positiv) betroffen. Aus folgenden Gründen:

• Weil die meisten Agenturen als juristische Personen oder Einzelfirmen buchführungs- und aufbewahrungspflichtig sind;

• Weil buchführungspflichtige Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, Geschäftsbücher, Geschäftskorrespondenz und Buchungsbelege nicht nur aufzubewahren, sondern bei Streitigkeiten, die das Geschäft betreffen, zu edieren (herauszugeben), wenn das Gericht dies für den Beweis als notwendig erachtet;

• Weil viele Agenturen einen hohen Grad an Büroautomatisation erreicht haben und einen Grossteil der Korrespondenz und Geschäftsbücher elektronisch abwickeln.

• Weil rechtsrelevante Unterlagen, die nicht unmittelbar kaufmännischer Art sind (wie z.B. Produktionsdaten, Daten aus Computer Aided Design und Computer Aided Manufacturing) ebenfalls aufbewahrt und im Rechtsstreit herausgegeben und gewürdigt werden müssen.

All diese Pflichten können Agenturen künftig auch mit elektronischen Speichermedien erfüllen.

Kein Unterschied zwischen Bild- und Datenträger
Zwar hatten elektronische Aufzeichnungen schon bisher die gleiche Beweiskraft wie schriftliche Unterlagen oder Mikrofilme. Doch der Aufbewahrungspflicht konnten die Unternehmen mit den elektronischen Speichermedien nur teilweise gerecht werden, weil im Gesetz zwischen Bild- und Datenträger unterschieden wurde. Der Mikrofilm (nicht aber elektronische Datenträger) durften für Geschäftsbücher - mit Ausnahme von Betriebsrechnung und Bilanz - verwendet werden. Maschinell lesbare Datenträger waren nur für die Aufbewahrung der einfachen Geschäftskorrespondenz und der Buchungsbelege zugelassen. Bei den andern Geschäftsbüchern genügte die Aufzeichnung und Aufbewahrung auf Datenträgern den gesetzlichen Anforderungen nicht.

Streit mit den Steuerbehörden
Auseinandersetzungen mit den Steuerbehörden waren damit an der Tagesordnung. Kein Wunder ist in der bundesrätlichen Botschaft zum neuen Gesetz nachzulesen: "Eigentlicher Anstoss zur Revision gaben die häufigen Anfragen der Steuerverwaltungen zur Zulässigkeit der neuartigen Speichermedien und der Aufbewahrung elektronisch ausgetauschter Korrespondenz".

Überfällige Gesetzesrevison
Die Gesetzesrevision war überfällig: die heutige Korrespondenz, insbesondere die Massenkorrespondenz (Bestellungen, Rechnungen usw.) wird immer mehr auf elektronischem Weg abgewickelt. Rechtsgeschäftliche Erklärungen, die früher als Briefe per Post versandt wurden, werden immer häufiger als sogenannte elektronische Post übermittelt. Oft fehlt ein minimaler äusserer Anschein eines Briefes. Bei sehr fortgeschrittener Büroautomatisation erfolgen sämtliche Abläufe papierlos, das digitale Signaturverfahren steht vor der Realisation.

Ausnahmen: Betriebsrechnung und Bilanz
Neu sind nur noch die Betriebsrechnung und die Bilanz schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Alle andern Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz können elektronisch geführt und aufgewahrt werden. Sie haben die gleiche Beweiskraft wie solche Belege, welche ohne Hilfsmittel lesbar sind. Behörden und Gerichte können allerdings verlangen, dass sie so vorgelegt werden, dass sie ohne Hilfsmittel gelesen werden können oder dass die Mittel zur Verfügung gestellt werden, mit denen sie lesbar gemacht werden können. Die vorgeschlagene Revision wird sich auch steuerrechtlich auswirken. Die handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten kommen auch bei der Erfüllung der steuerrechtlichen Aufbewahrung zur Anwendung.

Und übrigens:
Im Steuerrecht wird auf Jahresanfang eine weitere wesentliche Änderung in Kraft treten: Das Steuerharmonisierungsgesetz verpflichtet die Kantone, auf Liegenschaftsverkäufen zwischen Ehepartnern und zwischen Eltern und ihren Kindern künftig Grundstückgewinnsteuern zu erheben. Davon betroffen sind die Kantone AG, BE, BS, FR, GE, GR, LU, OW, SH, SZ, UR, VS sowie ZG, welche bisher zumindest die Veräusserung unter Ehepartnern mit einem Steueraufschub begünstigt haben. Neu müssen sie jede entgeltliche Veräus-serung besteuern. Diese familienunfreundliche Revision ist bisher in der Öffentlichkeit ebenfalls kaum diskutiert worden. Wer seine Liegenschaft nächstens gegen Entgelt innerhalb der Familie veräussern will, sollte dies in diesen Kantonen noch in diesem Jahr tun.

Anpassungen im BVB-Bereich
Auch im Bereich der beruflichen Vorsorge gibt es auf Anfang 2001 Änderungen: Für die Agenturen von Bedeutung ist die Erhöhung der Grenzbeträge und der steuerfreien Beträge in der 3. Säule.

Der Bundesrat hat die Verordnung über die Anpassung der Grenzbeträge bei der beruflichen Vorsorge per 1. Januar 2001 in Kraft gesetzt. Der Koordinationsabzug wird von 24'120 auf 24'720 Franken erhöht. Auch der maximal erlaubte Steuerabzug im Rahmen der gebundenen Selbstvorsorge (Säule 3a) wird nach oben angepasst. Diese Änderungen werden parallel zur Erhöhung der minimalen AHV-Altersrente vorgenommen. Da auf den 1. Januar 2001 diese Rente von 1'005 auf 1'030 Franken erhöht wird, geht es drum, die Grenzbeträge bei der beruflichen Vorsorge entsprechend anzupassen. Um eine reibungslose Koordination zwischen erster und zweiter Säule zu gewährleisten, tritt die Verordnung ebenfalls auf den 1. Januar 2001 in Kraft.

Die Grenzbeträge dienen dazu, die Mindestlohngrenze für die obligatorische Unterstellung unter die berufliche Vorsorge, die untere und die obere Grenze des versicherten Lohnes ("koordinierter Lohn") sowie den minimalen versicherten Lohn zu bestimmen. Die Grenzbeträge werden wie folgt festgelegt:

Für die obligatorische Vorsorge

Für die gebundene Selbstvorsorge der Säule 3a

von Dr. iur. Bruno Glaus